Distance LAB utvikler verktøy som gjør hjemmekontor mer lønnsomt og effektivt

11. desember 2023 | Av Liv Randi Lindseth

Vi lever i en tid hvor hjemmekontor og annet fjernarbeid er en avgjørende del av våre profesjonelle liv. I prosjektet Distance LAB fordyper en gruppe eksperter seg i de utfordringene dette medfører med støtte fra Interreg Østersjøprogrammet. De har som mål å utstyre små og mellomstore bedrifter, næringslivsorganisasjoner og høyere utdanningsinstitusjoner med interkulturelle ferdigheter. Dette skal i sin tur føre til at deres ansatte kan jobbe hjemmefra på en mest mulig effektiv måte. I neste steg skal Møre og Romsdal fylkeskommune teste ut verktøy blant flere regionale aktører.

Deltar i internasjonalt prosjekt om fjernarbeid

Med støtte fra Interreg Østersjøprogrammet samles eksperter fra forskningsinstitusjoner, organisasjoner i offentlige sektor og næringsklynger i Østersjøregionen.

Prosjektet Distance LAB sitt hovedmål er å gjøre bedriftene i regionen sterkere. Vi tilbyr verktøy som er essensielle for å trives i fjernarbeid i ulike forretningsmiljøer, slik at organisasjoner kan tilpasse seg og vokse.

Møre og Romsdal fylkeskommune skal lede arbeidet med å teste, vurdere og forbedre løsninger for fjernarbeid. De ønsker gjennom sin deltakelse å finne ut hvilke verktøy bedriftene i fylket trenger for å få til god samhandling og utviklingssamarbeid i et arbeidsliv der fjernarbeid stadig får en større rolle.

Gjennom prosjektet Distance LAB har fylkeskommunen som mål å utstyre offentlige og private organisasjoner med interkulturelle ferdigheter. Dette skal i sin tur føre til at deres ansatte kan jobbe hjemmefra på en mest mulig effektiv måte.

Møre og Romsdal fylkeskommune har 4 målgrupper i prosjektet. Hovedmålgruppen er SMBer. De de andre er lokal offentlig myndighet, institusjon for høyere utdanning og forskning og online forretningstjenester (BSO).

Hva er fjernarbeid?
Fjernarbeid, også kjent som hjemmekontor, refererer til utførelsen av arbeidsoppgaver utenfor det tradisjonelle kontormiljøet. Det innebærer at ansatte jobber fra et sted som ikke er fysisk tilknyttet arbeidsgivers lokaler eller arbeidssted. Dette kan inkludere å jobbe hjemmefra, fra et eksternt kontor, eller fra andre steder som gir tilgang til nødvendig infrastruktur og ressurser. Fjernarbeid har blitt stadig mer vanlig, spesielt med utviklingen av teknologi som gjør det mulig for ansatte å være produktive uten å være til stede på et bestemt sted. Videokonferanser, internett, og andre digitale verktøy har spilt en stor rolle i å gjøre fjernarbeid mer praktisk og effektivt.

Hva er fjernarbeid?

Fjernarbeid, også kjent som hjemmekontor, refererer til utførelsen av arbeidsoppgaver utenfor det tradisjonelle kontormiljøet. Det innebærer at ansatte jobber fra et sted som ikke er fysisk tilknyttet arbeidsgivers lokaler eller arbeidssted. Dette kan inkludere å jobbe hjemmefra, fra et eksternt kontor, eller fra andre steder som gir tilgang til nødvendig infrastruktur og ressurser.

Fjernarbeid har blitt stadig mer vanlig, spesielt med utviklingen av teknologi som gjør det mulig for ansatte å være produktive uten å være til stede på et bestemt sted. Videokonferanser, internett, og andre digitale verktøy har spilt en stor rolle i å gjøre fjernarbeid mer praktisk og effektivt.

Tester verktøy blant regionale aktører

Neste steg i prosjektet er å koble de regionale partnerne i Møre og Romsdal ordentlig på. Distance LAB har med seg aktører som Vindel, Protomore og Sunnmøre kulturnæringshage som partnere. Disse har en svært viktig rolle i prosjektet. Deres hovedoppgave er å hjelpe Møre og Romsdal fylkeskommune med å identifisere små og mellomstore bedrifter (SMB-er) i regionen som er interessert i å delta i prosjektpilotene.

DIGI Møre og Romsdal er med i prosjektet som assosierte partner. De vil bli koblet opp mot testing av verktøy, da de jobber tett mot alle kommunene i fylket.

De regionale aktørene skal også være bindeleddet mellom prosjektet og SMB-er i regionen, da de representerer en rekke medlemmer fra ulike sektorer og industrier. En stor del av norsk partners rolle handler om å brukerteste verktøyene som prosjektet skal utvikle.

Det første semesteret var rolig for oss da vi ventet på at de internasjonale partnerne skulle utvikle verktøyene og tjenestene som skal testes. Nå er ting virkelig i gang og begynner å ta form. Jeg ser frem til å bli kjent med alle verktøyene, å introdusere og presentere dem for våre norske partnere og målgrupper. Det blir spennende å følge opp og koordinere alt arbeidet med pilotene og testingen av verktøyene. Jeg tror også at det blir fascinerende å se hvordan SMB’er kan påvirke utformingen. Dette er en læringsmulighet både på individuelt og organisatorisk nivå, sier Daniela Gundersen, prosjektleder for Distance LAB.

Alle disse digitale ferdighetene som vi vil lære eller forbedre vil gjøre hverdagen vår bedre. Jeg gleder meg veldig til å være en del av denne reisen, legger Gundersen til.

Daniela Gundersen, Kompetanse og Næringsavdelingen, Møre og Romsdal fylkeskommune

Verktøypakke med stor nytteverdi for SMBer

Distance LAB har utviklet en omfattende pakke med ulike digitale verktøy som vil være nyttige for små og mellomstore bedrifter (SMBer).

Disse verktøyene har potensialet til å revolusjonere hvordan SMBer opererer, spesielt i dagens digitaliserte arbeidsmiljø. Det er essensielt å belyse hvordan disse verktøyene kan bidra til økt produktivitet, sikkerhet og bærekraft, noe som er av stor betydning for de bedriftene vi retter oss mot, sier Daniela Gundersen

Alle bedriftene skal ha tilgang til alle verktøyene, men testingen og pilotering er fordelt på de ulike partnerne og landene i prosjektet.

Les mer om de ulike verktøyene i skjemaet lenger ned.

Velværeapp for ansatte

Prosjektet vil komme opp med flere løsninger gjennom å gjennomføre en rekke piloter. Digitale ferdigheter, beredskap og helhetlig velvære er i fokus for noen av dem. Fusjonen av teknologi og menneskesentriske tilnærminger kommer i forgrunnen.

Et eksempel er en velværeapp designet for å overvåke og forbedre ansattes velvære i det eksterne arbeidslandskapet. Dette er et innovativt skritt. Det er satt opp 30 spørsmål som vil deles inn i tre-fire daglige spørsmål, slik at ansatte ikke trenger å svare på et langt spørreskjema hver dag. Samtidig vil frekvensen av spørsmålene hjelpe arbeidsgiver med å fange de tidlige tegnene på ubehag. Det er på en måte essensen av vår filosofi: å forstå, tilpasse og forbedre – ikke bare for bedrifter, men for enkeltpersoner som former disse organisasjonene.

Distance LAB skal utvikle en velvære-app for ansatte med fjernarbeid

Digitale verktøy for økt produktivitet, sikkerhet og bærekraft

Distance Interaction Soft Skills er et verktøy utviklet som en mekanisme for egen-evaluering. Målet er å vurdere ferdigheter i myk samhandling på avstand, både på individ- og organisasjonsnivå.	Åpne Innovasjonsmetoder har som mål å få folk fra ulike jobbområder til å samarbeide om å utvikle nye ideer eller løse problemer.
Fjernlæringsmuligheter og Ferdighetsutvikling skal hjelpe SMBer og folk i Østersjøområdet å lære mer om teknologi.	Gjennom Nettverksbyggingsmetoder er målet å evaluere flere nettverkstjenester tilgjengelig på vår utviklede hub. Disse tjenestene har som mål å skape et miljø hvor SMBer, forretningsstøtteorganisasjone r og offentlige tjenesteleverandører kan koble seg sammen, samarbeide og dele kunnskap.
Et verktøy for Eco-Digital-Check (EDC) er utviklet for å evaluere bedrifter i forhold til deres bærekraft, øko-effektivitet og digitalisering. Verktøyet gjør det mulig for bedrifter å selvstendig vurdere sine interne aktiviteter på disse områdene og motta praktiske anbefalinger for videre handling.	Design for Bærekraft er et pilotprosjekt som inviterer ulike grupper og selskaper til å hjelpe oss med å prøve ut og forbedre et nytt verktøy som hjelper bedrifter å bli mer bærekraftige.
Verktøyet Kundeforhold hjelper SMBer og offentlige institusjoner å bli bedre til å etablere og opprettholde forbindelser med kundene sine, spesielt i hjemmekontor eller online.	Cybersikkerhet i Fjernarbeid er et verktøy som hjelper SMBer og offentlig sektor å være tryggere online.
Et verktøy for Forretningsinternasjonalisering skal hjelpe bedrifter med å nå ut internasjonalt, og gir spesifikk rådgivning tilpasset hver enkelt bedrift.	Rekruttering og Ansatte tilfredshet fokuserer på å optimalisere rekrutteringsstrategier og forbedre ansatte tilfredshet og velvære i fjernarbeidsmiljøer.
Til siste er det utviklet en modell for en Digitaliseringsstrategi. Denne assisterer bedrifter i å finne ut av deres digitale reiser. Den skal også hjelper dem med å skape og sette i verk deres egne digitale strategier.

Møre og Romsdal fylkeskommune vil tester noen av disse verktøyene. De vil delta med testing på Nettverksbyggingsmetoder og Forretningsinternasjonalisering. Fylkeskommunen har også meldt interesse for verktøyet Eco-Digital-Check, Design for bærekraft og Cybersikkerhet i Fjernarbeid.

Merverdi ved internasjonalt samarbeid

Daniela Gundersen forteller videre at det å samarbeide med andre land i Østersjøregionen gir Norge betydelig merverdi. Det muliggjør kunnskapsdeling og utveksling av beste praksis mellom landene. Dette betyr at vi kan dra nytte av de andre landenes erfaringer og kompetanser, og på den måten unngå potensielle fallgruver og akselerere utviklingen av innovative løsninger og verktøy.

Videre får man tilgang til et bredere nettverk av eksperter, forskere og bedrifter. Dette åpner opp for nye muligheter og synergier, legger grunnlaget for fremtidige fellesprosjekter og initiativer.

Norge kan også bidra til å utforme fremtidens løsninger og normer for digital interaksjon og samarbeid. Dette igjen gir mulighet til å påvirke og bidra til utviklingen av regionale strategier og politikkutforming, fremme norske interesser og verdier i et bredere, internasjonalt forum.

Internasjonalt samarbeid kan gi norske bedrifter en plattform for å utforske nye markeder og etablere handelsforbindelser, og dermed styrke Norges økonomiske tilstedeværelse i regionen.

Så gjennom dette multilaterale samarbeidet, kan Norge bygge sterkere, mer motstandsdyktige og innovative systemer, som er skalert og tilpasset både nasjonale og regionale behov. Det vil ha en langvarig positiv innvirkning på vårt samfunn og vår økonomi, slår Daniela Gundersen fast.

Prosjektgruppa for Distance LAB, Foto: Katy Hyvonen

Partnere fra hele Østersjøregionen

Konsortiet inkluderer partnere i Finland, Sverige, Norge, Latvia, Litauen og Polen. Alle samarbeidspartnere har en aktiv rolle i alle arbeidspakkene og aktivitetsgruppene og de har et bredt nettverk som brukes til å nå målgruppene og utvikle løsninger som har et praktisk behov på området.

Norsk prosjekteier er Møre og Romsdal fylkeskommune. De øvrige norske samarbeidspartnerne er Protomore, Vindel og Sunnmøre Kulturnæringshage.

DIGI Møre og Romsdal er med i prosjektet som assosierte partner.

De internasjonale prosjektpartnere er: