Tilbake

Sju tips for et vellykket prosjekt

Foto: Freeimages

Prosjektledere i Interreg Øresund-Kattegat-Skagerrak deler sine prosjekterfaringer.

Å jobbe i et grenseoverskridende prosjekt åpner nye muligheter, men prosjektformen har også sine mer krevende sider. Basert på egne erfaringer gir prosjektledere fra Interreg Øresund-Kattegat-Skagerrak-programmet sine sju beste råd til alle som vil samarbeide for å løse samfunnsutfordringer på tvers av europeiske grenser.

1: Start med et mindre prosjekt
Ved å innlede med et forprosjekt eller et mindre hovedprosjekt får partnerne en myk start i arbeidet med å identifisere utfordringer og løsninger.

– Hvis man er ny i Interreg-sammenheng kan det være fornuftig å starte med et mindre prosjekt med få prosjektpartnere. Å jobbe med et Interreg-prosjekt er en prosess hvor man lærer hverandre å kjenne, og finner ut av hvordan man samarbeider best og mest effektivt. Denne læringsprosessen er enklere hvis man skaffer seg erfaringer i et prosjekt med et fåtall partnere, sier Peter Eriksson, prosjektkoordinator for Biogas 2020.

– Husk at man alltid kan søke om midler til forprosjekt. Gjennom forprosjekt kan dere bruke et helt år på å finne relevante problemstillinger som dere vil jobbe videre med. Dette forenkler arbeidet som venter i hovedprosjektet, sier Halvor Knutsen, prosjektleder for MarGen.

2: Start i god tid
Med mange partnere og omfattende prosjektmål er tid til forberedelser uvurderlig. Ved å begynne i god tid kan søknadsprosessen benyttes til å spisse prosjektet.

– Søknadsarbeidet kan ta lang tid, og det er derfor viktig å begynne så tidlig som mulig. Jobber man i et stort prosjekt er det også viktig å være klar over at prosjektet krever en viss koordinering. Husk å sette av ressurser til denne delen av arbeidet, forteller Jacob Juul Gade, prosjektleder for FoodNexus Nordic.

– Det er viktig å bruke tid på å danne selve prosjektgruppen. Det er også en stor fordel om man allerede har etablert en del kontakter, sier Per-Eric Lindgren, prosjektleder for ScandTick Innovation.

3: Finn riktig partner
Komplementære ferdigheter, felles mål og et helhetlig bilde av utfordringene: Å finne den rette partneren kan være like vanskelig som det er viktig.

– Partnerne bør komplettere hverandre, ikke overlappe hverandre. Hver partner bør bidra med kompetanse som er essensiell for prosjektet, sier Lindgren.

– Se dere omkring, også i nærmiljøet. Ikke vær redd for å bygge nettverk som kan hjelpe dere i arbeidet, sier Aleksander Givercman, prosjektleder for ReproUnion.

– Dere kan aldri bruke for mye tid på partnerskapet. Bruk søket etter partnere til å forankre og forbedre prosjektet. Slik stiller dere bedre rustet før dere skal ta prosjektet videre, forteller Linda Nilsson, prosjektleder for Blue Move for Green Economy.

4: Ta utgangspunkt i et reelt problem
Et vellykket prosjekt begynner med at dere ser de samme utfordringene i samfunnet. Fokus på konkrete løsninger bidrar til mer effektivt prosjektarbeid.

– Det er bra å ta utgangspunkt i et konkret samfunnsproblem, noe som virkelig trenger en løsning. Virkelighetsforankringen gjør prosjektet tydeligere, sier Lindgren.

– Et godt prosjekt skal ta utgangspunkt i behovene som finnes i samfunnet. En god idé er alene ikke nok, dere må se de konkrete utfordringene og hvordan dere sammen jobbe sammen over grensen for å løse et problem, sier Jacob Lundgaard, prosjektleder for Lighting Metropolis.

5: Lær hverandre å kjenne
Som deltagere i et Interreg-prosjekt kommer dere til å jobbe sammen i flere år. Bruk tid på å bli kjent med hverandre, så blir prosjektarbeidet både morsommere, enklere og mer lærerikt.

– Det er viktig å bli ordentlig kjent med hverandre. Gjør man ikke det, kommer alle til å utføre sine spesifikke oppgaver uten samhandling med andre. Studiebesøk over grensen er nyttig. Jeg synes også at det er viktig å evaluere partnerskapet og ta stilling til om man vil fortsette samarbeidet i nye prosjekt. Et godt partnerskap gir bedre utvikling og samhandling, sier Eriksson.

– Gode prosjekter gjør det givende å jobbe sammen, i stedet for hver for seg. For å oppnå dette må man ha god nok tid til å diskutere og lære hverandre å kjenne, mener Knutsen.

6: Sørg for struktur
Med mange partnere og delaktiviteter er det avgjørende med orden i sysakene. Skap en felles struktur fra begynnelsen for å unngå unødvendige bekymringer.

– Sett opp en felles struktur for prosjektet sammen med partnerne i prosjektet. Det gjør samarbeidet over landegrensene smidigere. Det forteller Malena Møller, som leder prosjektet Øresundsmetron.

– Et prosjekt krever mye administrasjon. Sørg for at dere har kontaktpersoner for både administrative oppgaver, økonomi og innhold. Slik løser dere oppgavene raskere, sier Givercman.

7: Ha fokus på målet
«Keep your eyes on the prize»: Et prosjekt har flere delaktiviteter. For å lykkes er det viktig å tenke helhetlig og legge til rette for at alle aktiviteter bidrar til samme målsetting.

­– I store prosjekter med flere mål er det viktig at fellesskapet tar vare på helheten, så man ikke drukner i en liten delaktivitet. Man må forstå hvordan de ulike aktivitetene inngår i et større bilde, sier Bente Børre Petersen, prosjektleder for KOBRA.

– Bruk søknadsprosessen til å beskrive hva dere vil oppnå. Slik tvinges dere til å bli mer konkrete i beskrivelsen av prosjektets målsettinger, og hvordan dere skal nå dit i fellesskap. Det er viktig å holde fast på målsettingen gjennom hele prosjektet, sier Møller.

Tilbake